Controlar o que é impresso, conhecer o volume de documentos que precisam virar arquivos físicos e saber quem, de qual setor e com qual frequência essas solicitações são feitas são algumas das características da gestão de impressão. Em resumo, trata-se de ter a capacidade de controlar tal demanda em um negócio. A questão é: como identificar a necessidade de gerenciar esse processo?

É claro que, quando falamos em controle, muitos gestores admitem que é um trabalho necessário. Entretanto, com tantas obrigações diárias, a administração dessa atividade pode parecer algo secundário, dependendo das características da empresa. Assim, cria-se uma dúvida: gerenciar é preciso, mas será que é estratégico ter conhecimento até sobre o que não impacta na atividade-fim?

O peso da impressão no orçamento empresarial

Nós já apresentamos aqui no blog algumas informações precisas sobre os custos com impressão que uma empresa tem. Para facilitar, vale recuperar alguns dados e trazer para este artigo: entre 1% e 3% do orçamento de uma empresa é empenhado nessa atividade. Isso porque não estamos falando só de tinta e papel. Há vários itens que fazem parte dessa fatura.

Manutenção, troca de peças, logística e demais insumos (como revelador, cilindro e toner) são custos que nem sempre são colocados na ponta do lápis. Se colocarmos em escala, observando o volume da demanda em uma empresa, esses itens mostram como a gestão da impressão é fundamental. A porcentagem pode parecer pequena se comparada a outras obrigações, mas ela existe.

E você sabe: se é possível reduzir o volume de dinheiro destinado a qualquer atividade, melhor. Todo ganho é sempre um lucro e, também em escala, produz um efeito muito positivo no balanço anual. Além de tudo, ter controle inclusive sobre as impressões impacta na qualidade e na produtividade do que você oferece ao mercado.

Por que fazer a gestão da impressão

Como todas as atividades em uma empresa, o processo de impressão deve ser feito com critério e acompanhamento. A definição de regras claras desestimula o uso desse recurso de maneira desordenada. Imprimir e-mails, documentos pessoais, rascunhos e arquivos inacabados (como projetos ainda não finalizados) gera um custo evitável.

Para atuar neste cenário, a gestão de impressão é um caminho efetivo, pois envolve o estabelecimento de uma política que padroniza as boas práticas. Com isso, evitar impressões coloridas, utilizar frente e verso, imprimir em modo de economia de tinta e apenas as versões finalizadas dos documentos são alguns critérios comuns.

Contudo, essa política não é o único elemento de um trabalho de gestão de impressão. É preciso ir além das regras internas de uma empresa. E nós vamos explicar por quê!

Benefícios do gerenciamento de impressão

A seguir, apresentamos alguns ganhos que a sua empresa pode ter com a gestão de impressão. Se você considera que são características importantes para a qualidade dos trabalhos, então é um sinal de que essa administração é mais que necessária. Confira:

Sustentabilidade

Além dos custos, o cuidado com a política de impressão envolve sustentabilidade. Ostentar boas práticas de cuidado com o meio ambiente é um diferencial estratégico e auxilia uma empresa a se posicionar de maneira positiva perante clientes cada vez mais exigentes. Nesse sentido, a gestão de impressão contribui para a adoção de práticas focadas em conter o desperdício.

Aqui, começamos a ir além daquelas regras internas que mencionamos antes. Ser sustentável significa trabalhar com equipamentos calibrados e eficientes. Com uma infraestrutura mais moderna, é possível fazer mais com menos, o que, naturalmente, auxilia no controle de custos. O correto descarte de determinados insumos (como toners, por exemplo) faz parte deste contexto.

Eficiência

Imprimir documentos gera outros trabalhos: organização, arquivamento e descarte. Se a política de impressão for respeitada, o volume de arquivos impressos será menor, diminuindo o tempo destinado aos outros trabalhos. Contudo, é necessário haver um controle para que as regras sejam respeitadas.

Com controle, é possível identificar quais setores estão imprimindo mais, quem são as pessoas desses setores que fazem essa solicitação e se realmente estão respeitando as regras. Ou seja, observar a demanda para essa atividade oferece um panorama de como cada área da empresa trabalha e permite entender o comprometimento das equipes com a otimização de processos e o cuidado com os custos.

Disponibilidade

Ainda que a impressão seja algo a ser controlado, é fundamental que os equipamentos estejam sempre disponíveis. Portanto, a disponibilidade é um fator básico! A gestão de impressão contribui com isso, pois envolve o trabalho de manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos. Além disso, ela atua sobre a troca de peças e toner, bem como sobre o suprimento de papel.

Vale lembrar que comprar equipamentos novos não é garantia de disponibilidade. Em algum momento, as impressoras vão precisar de assistência técnica, tanto por tempo de uso quanto pela defasagem da tecnologia. Com a gestão, essa rotina de verificação sobre a compatibilidade da impressora com as necessidades da empresa é uma constante. Afinal, ter uma tecnologia atualizada é essencial para a qualidade dos trabalhos.

Como o outsourcing de impressão pode ajudar

Para fazer a gestão de maneira mais qualificada, uma dica é contratar um serviço de outsourcing de impressão. Com ele, é possível diminuir os custos com essa tarefa em até 30%! Isso porque esse serviço inclui a disponibilização e manutenção dos equipamentos e insumos, bem como toda a tecnologia para integração com um software de gestão para fazer o acompanhamento do cumprimento da política de impressão.

Dessa maneira, a empresa fica desobrigada de comprar equipamentos, integrá-los com o sistema e acompanhá-los para garantir a atualização da tecnologia. O outsourcing garante novos equipamentos sempre que necessário, além de assegurar assistência técnica precisa e todos os insumos, bem como o planejamento estratégico da distribuição dos equipamentos conforme as necessidades do negócio.

Assim, é possível ganhar em otimização de tempo e recursos, já que os colaboradores estarão empenhados exclusivamente na atividade-fim da empresa. Você se lembra do questionamento que apresentamos lá no início do artigo? Então, com a contratação de uma empresa especializada, ele deixa de existir!

Afinal de contas, o seu negócio vai focar no que ele faz de melhor, garantindo excelência junto aos clientes, desenvolvimento dos negócios e melhoria dos processos, e a fornecedora de outsourcing de impressão vai proporcionar as condições necessárias para que a infraestrutura de impressoras esteja sempre atualizada, disponível e com rotinas bem estabelecidas pelo bem dos custos e da eficiência operacional!

Se você quer entender melhor como garantir tudo isso, fale conosco aqui na Copylink! Nós temos a solução ideal para permitir que esse trabalho seja realizado com a máxima competência e cuidado. Estamos à disposição para conversar com você e estruturar uma gestão de impressão eficaz na sua empresa, com todos os benefícios que ela é capaz de trazer.