Inúmeros processos e atividades são realizados todos os dias em uma empresa. E cada um deles, normalmente, resulta na criação de um arquivo, que precisa ser guardado tanto para uma consulta posterior quanto para uma possível auditoria interna. Por isso, ter uma gestão de documentos eficiente deve fazer parte da rotina do negócio que deseja se destacar no competitivo mercado nacional.
A forma mais simples e prática de fazer a gestão de documentos é usando soluções desenvolvidas especificamente para este fim, pois elas melhoram o modo como as informações são organizadas, armazenadas e, consequentemente, consultadas depois. Um bom sistema se torna, assim, uma ferramenta estratégica de crescimento e sustentabilidade do negócio, pois auxilia as empresas a se organizarem melhor.
É importante destacar ainda que uma boa gestão de documentos traz evolução na produtividade, maior rastreabilidade dos dados e facilidade na tomada de decisão. Ou seja, é uma atividade que deve ser implementada e aperfeiçoada continuamente.
Tipos de soluções de gestão de documentos
Há várias soluções disponíveis no mercado, direcionadas para ambientes físicos e digitais. Você deve escolher aquela que vai atender às necessidades da sua empresa conforme o tipo de documento e o formato em que ele está salvo.
Para os documentos físicos, é necessário ter um lugar adequado para o armazenamento, para que a integridade dos arquivos seja garantida. Em relação à organização, uma solução para gestão de documentos atua como ferramenta de busca e controle, uma vez que toda a estruturação do ambiente físico pode ser repassada para o sistema, como acontece em uma biblioteca, por exemplo.
Para saber onde encontrar um documento, ao invés de procurar entre estantes ou armários, basta acessar o sistema e fazer uma busca por palavras-chave ou outros indicadores. O resultado vai mostrar exatamente a localização do documento que você procura: números do corredor, estante, prateleira e caixa, se for o caso. Além disso, também é possível deixar registrado por quem e quando foi feita essa busca.
Nos meios digitais, uma das tecnologias que tem ganhado destaque nos últimos anos é a computação em nuvem. Ela combina mobilidade, escalabilidade e alta segurança com baixo custo. Dessa maneira, o empreendimento pode usar um local seguro e robusto para armazenar qualquer tipo de arquivo sem usar seu próprio espaço físico ou mesmo sua infraestrutura de TI.
Mas, claro, também temos os sistemas de gestão de documentos tradicionais, aqueles que são instalados nos equipamentos das empresas e as auxiliam a controlar a produção, a utilização e o armazenamento de todos os registros documentais que são feitos diariamente.
Por que adotar soluções de gestão de documentos?
De acordo com o que vimos até agora, a resposta é simples: porque elas contribuem para aumentar a competitividade das empresas diante dos concorrentes. A questão está em: como essas soluções fazem isso? Para responder essa pergunta, listamos aqui os principais benefícios na utilização de sistemas de gestão de documentos. Confira!
1 – Redução de custos
Como diz o velho ditado, tempo é dinheiro. Então, sempre que a sua equipe perde qualquer período de tempo em busca de informações em um arquivo, está deixando de fazer um trabalho mais estratégico e de maior valor agregado para a sua empresa. Um bom sistema de gestão de documentos pode reduzir drasticamente essa perda de tempo!
Outra forma de reduzir os custos é fazendo a digitalização de documentos por meio de um serviço de outsourcing de impressão. Se esse movimento for possível na sua empresa, invista nele! Além do tempo, é uma forma de economizar com insumos de impressão, como papel, toner, pastas e espaço de armazenamento. E, caso seja necessário imprimir algo, será feito por demanda, gastando muito menos do que se fosse preciso imprimir todos os documentos.
2 – Facilidade de acesso
Ao usar um sistema de gestão de documentos, a busca por um arquivo fica muito mais fácil. Na solução digital, com poucos cliques, você consegue ter acesso ao que procura da sua própria mesa de trabalho. Se o arquivo for físico, a pesquisa também pode ser feita do seu equipamento. Ao localizá-lo, é só ir buscar, sem a necessidade de ficar procurando por vários setores da empresa ou mobilizando outros funcionários para ajudá-lo.
3 – Segurança dos dados
Com um sistema de gestão de documentos é possível ter um maior controle de acesso às informações, pois é possível manter um registro de todos que fazem buscas. Somado a isso, a empresa também pode adotar práticas para monitorar e controlar o acesso das pessoas ao local de armazenamento dos documentos com o uso de senhas.
Em relação às soluções digitais, elas possibilitam a implementação de rotinas de backup e recuperação, que evitam que dados sejam perdidos mesmo que os servidores sofram algum dano. Aqui também é possível controlar e monitorar quem acessa os documentos por meio de códigos, registrando, inclusive, alterações realizadas.
Conte com parceiros de qualidade para obter bons resultados
Ter um bom sistema de gestão de documentos traz mais confiabilidade para a empresa, pois ele garante mais controle e segurança dos dados, evitando acesso e modificações indevidas, assim como vazamentos de informações. Tudo isso acaba ampliando a competitividade do seu negócio.
Por isso, na hora de escolher o melhor parceiro para a sua empresa, fale com a Copylink! Nossas soluções podem transformar a gestão de documentos no seu dia a dia, reduzindo custos e liberando tempo para seus funcionários atuarem de forma cada vez mais estratégica. Entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudá-lo!