A burocracia é quase mais um cliente que as empresas brasileiras têm que atender. Uma pesquisa da consultoria Plum¹ revelou que são gastos, em média, 135 dias por ano de trabalho com tarefas burocráticas. Isso significa que 6,5% de todo o tempo dos funcionários são empregados nesses afazeres. É muita coisa, não é mesmo? Para começar a mudar isso, a gestão de contratos pode ser um bom caminho.

Contudo, para fazer uma gestão de contratos eficaz, é imprescindível aliar-se à tecnologia, mais precisamente à digitalização dos documentos. Caso contrário, o que pode acontecer é você acrescentar mais uma tarefa burocrática à rotina da empresa.

Para saber por que a digitalização de documentos é importante, basta refletir: quanto tempo é gasto para organização, padronização, arquivamento e manutenção de toda a papelada produzida no dia a dia de trabalho? Digitalizar significa ter em mãos as informações que você precisa de forma rápida, prática e segura. Siga adiante e entenda melhor!

Benefícios da gestão de contratos

Nesse universo da digitalização e organização de documentos, a gestão de contratos é parte fundamental para que uma empresa usufrua de todos os serviços e tenha acesso às garantias de uso de determinado produto. Muitas vezes, por não fazer esse acompanhamento, diversas cláusulas predeterminadas não são cumpridas, o que traz reflexos na produtividade e também financeiros.

Em diversos momentos, por conta da rotina, os profissionais acabam deixando passar prazos, acordos e garantias previstas em contrato. Não raro, novos contratos e novas compras são realizadas para fechar aquela lacuna que já fazia parte de uma tratativa em vigor. Daí a importância de se certificar de que você já tem tudo o que precisa antes de buscar algo novo.

Imagine, por exemplo, que você fechou contrato para adquirir um software para as rotinas do seu consultório médico. Porém, em determinado momento, foi preciso fazer um ajuste em certa funcionalidade para adequá-la melhor às suas necessidades. Entrando em contato com o fornecedor, ele fechou um novo acordo para dar conta dessa demanda.

O que você não tinha percebido, entretanto, é que o primeiro contrato previa uma carga horária de manutenção. Assim, esse ajuste poderia ser feito recorrendo a essa cláusula. Obviamente que nem sempre é por má-fé que esse tipo de situação ocorre, mas é preciso ficar atento para que ela seja corrigida. Às vezes, nem o fornecedor trabalha com uma gestão de contratos eficiente.

Além de situações como essa, a gestão de contratos evita eventuais problemas judiciais causados com contestação de cláusulas específicas, pedidos de revisão de valores pré-acordados, adendos nos custos do produto ou serviço para conclusão de determinada atividade, entre outras complicações que causam desgaste, trabalho adicional e, claro, muito tempo perdido.

Vale ressaltar, no entanto, que é errado pensar que a gestão de contratos seja a responsável por qualquer abalo no relacionamento entre a sua empresa e o seu fornecedor. Como dissemos, muitas vezes quem atende também não faz esse trabalho. Por isso, se você executar essa rotina de modo organizado, ganha organização, respeito e transmite transparência, o que é bom para todos.

A gestão de contratos e a digitalização de documentos

Já vimos que a gestão de contratos é fundamental para a sua empresa, mas é importante ressaltar, como lembramos no início do nosso artigo, que ela só vai trazer todo o dinamismo que você espera e merece se isso acontecer junto com a digitalização de documentos e a padronização de processos. Logo, esses dois assuntos estão relacionados.

Afinal, engana-se quem pensa que administrar um negócio é apenas controlar entradas e saídas e cuidar do caixa no fim do dia. A organização dos documentos é fundamental para manter a eficiência na empresa!

Digitalizar documentos, então, significa ganhar tempo e economizar dinheiro. Também não seria pretensioso dizer que as duas coisas são, na verdade, uma só. Até porque o ditado já adianta: tempo é dinheiro, não é verdade?

Para entender isso, imagine que, na sua clínica, você precise recuperar o prontuário de um paciente que há tempos não realiza nenhum procedimento. Sem a digitalização, seria necessário ir até o arquivo, procurar o documento, levar à área de trabalho, registrar as informações necessárias e devolvê-lo ao local em que estava guardado.

Nesse processo, muita coisa pode acontecer: primeiramente, houve todo um tempo gasto para fazer isso, que poderia ser reduzido. Em segundo lugar, em meio a tantas folhas e papéis comuns em uma realidade mais analógica, há chances de tudo se misturar. Misturando, o rearquivamento pode acontecer incorretamente e, numa outra oportunidade, esse documento sequer será encontrado facilmente.

Ainda há outro problema: o manuseio frequente de documentos em papel pode acabar interferindo na legibilidade deles. Sendo assim, a solução mais inteligente para essas situações é fazer a digitalização dos documentos. Dessa maneira, o tempo para buscar as informações daquele prontuário do nosso exemplo seria o mesmo de tirar uma dúvida no Google. Com o material digitalizado, nem mesmo seria preciso fazer cópias, economizando papel e tinta da impressora, e os originais ficariam preservados.

Por que a digitalização é a solução

Seja para a gestão de contratos, seja para a administração e acesso a todos os outros documentos, a digitalização é eficiente. Ela auxilia nesse acompanhamento dos contratos e, como vimos em relação aos outros papéis, melhora a consulta e as rotinas atreladas à busca dos arquivos.

Digitalizando, a empresa inteira tem acesso aos documentos que fazem parte da gestão diária com muito mais facilidade, agilidade e segurança, garantindo eficácia nas rotinas. Em médio e longo prazos, os arquivos físicos podem até ser transferidos para um local remoto ou eliminados, contribuindo para o melhor aproveitamento de espaço e trazendo outros benefícios relacionados a isso.

Na Copylink, nós temos uma solução completa para digitalização dos documentos e também para a gestão de contratos. Nosso objetivo é proporcionar serviços e recursos práticos para que todo o ciclo de vida dos documentos seja realizado da melhor forma possível. Isso inclui identificação, captura, proteção e gerenciamento de quaisquer tipos de documentos.

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¹Época Negócios