No artigo de hoje, usaremos o outsourcing de impressão como exemplo para explicar o que é esse serviço e em que se diferencia da terceirização. Vamos começar pelo conceito, que é bem simples: o outsourcing é a delegação de serviços a terceiros. Ou seja, é quando uma empresa contrata outra para exercer uma função predeterminada.

De forma geral, é possível dizer que outsourcing e terceirização são sinônimos. Porém, se analisarmos o conceito mais de perto, podemos considerar o outsourcing um tipo de terceirização. Com ele, uma empresa pode delegar a terceiros áreas estratégicas, inclusive relacionadas à atividade-fim do negócio. Já a terceirização simples é a contratação de terceiros para serviços sem valor agregado, que estão mais distantes do objetivo final da empresa, como limpeza e transporte.

Uma gráfica, por exemplo, pode contratar um outsourcing de impressão para fazer parte do seu processo produtivo ou para fazer a manutenção das máquinas que sustentam o negócio. Ou ainda, para ter um pacote completo de impressão, manutenção e controle de suprimentos. Afinal, como dissemos, o foco do outsourcing é mais estratégico. Seria possível fazer a terceirização de impressão? Até seria, mas daí gráfica não iria usufruir de todos os benefícios do outsourcing.

As vantagens de contratar um serviço de outsourcing

Com certeza, o principal motivo que leva uma empresa a procurar por um serviço de outsourcing são as vantagens financeiras. E que gestor não quer diminuir gastos, não é mesmo? Como esse tipo de terceirização permite que o trabalho possa ser feito interna ou remotamente, isso gera uma redução dos custos sem interferir na qualidade ― inclusive, quando isso acontece, ela acaba melhorando.

Além disso, o fornecedor do outsourcing promove uma visibilidade maior dos custos, algo que geralmente não é feito. Por meio de relatórios e planilhas, sua empresa vai saber exatamente onde se gasta mais e, assim, poderá atuar para reverter a situação. A economia também se reflete na equipe, que fica disponível para processos mais produtivos e de maior valor agregado.

Mas é claro que as vantagens não se resumem à questão financeira. Aqui, listamos mais quatro benefícios valiosos, veja só:

1 – Mais produtividade

Quando um funcionário não precisa mais se preocupar com uma função que não é sua, seu trabalho fica muito mais focado e evolui melhor. Então, quando uma empresa contrata, por exemplo, um outsourcing de impressão para cuidar das máquinas e suprimentos, ela libera seu colaborador de qualquer outra preocupação, dando a ele tempo para exercer suas tarefas com excelência.

2 – Melhor comunicação

Na comunicação, o outsourcing atua de duas formas. Primeiro, ele abre um canal para a troca de experiências entre fornecedor e empresa, que pode ajudar na resolução de problemas ― sempre é bom ouvir a opinião de quem olha o negócio de fora. Segundo, com ele também se ganha tempo, o que pode ser usado para melhorar a comunicação dentro dos setores da própria empresa.

3 – Mais competitividade

O outsourcing pode ser usado nas áreas consideradas pontos fracos da empresa como forma de potencializar o seu desempenho. Ele já é um serviço que otimiza as áreas de excelência, mas se usado de forma estratégica nos setores com menos expressão, pode aumentar o desempenho de todas as frentes. Isso fará com que sua empresa ganhe posições no mercado.

4 – Menos riscos

O outsourcing também traz mais segurança técnica, pois se trata de uma empresa especialista no serviço. Com uma equipe bem preparada e com muito conhecimento à sua disposição, as chances de algo dar errado são praticamente zero. E, caso dê algum problema, os profissionais estarão prontos para resolver.

Quando uma empresa deve procurar um outsourcing de impressão

Aqui também vamos usar o exemplo do outsourcing de impressão para mostrar quando chega a hora do empresário considerar a contratação desse tipo de serviço. Mesmo que já tenhamos falado das vantagens, nem sempre é fácil enxergar o momento de tomar essa iniciativa.

Digamos que a sua empresa tenha 10 impressoras divididas entre todos os setores. O departamento de TI, apesar de não ser especialista, é o responsável pela manutenção das máquinas e os suprimentos, papel e toner, são comprados por cada área. O controle das impressões raramente é feito. O que se sabe é o valor gasto com papel por mês, mas não o que foi impresso.

Para a gestão de uma empresa este é um cenário de ineficiência. São vários colaboradores exercendo uma função que não é a deles, o que desvia o foco e reduz a produtividade. E para as finanças é inaceitável, pois aumenta muito os custos de um serviço que pode ser mais barato, melhor gerido e ter mais qualidade. No fim, tudo isso se resume a uma palavra: prejuízo!

Normalmente, é quando as contas começam a apontar para o vermelho que se buscam alternativas para resolver a situação. E a contratação de um outsourcing de impressão se torna uma das opções mais viáveis. Porém, o ideal é não deixar chegar a um ponto que atinja a saúde financeira da empresa e tomar uma atitude antes, garantindo a estabilidade do negócio.

Para um caso como o do nosso exemplo, o fornecedor do serviço pode instalar os equipamentos conforme a necessidade de cada setor, garantir o fornecimento dos suprimentos e assegurar um suporte técnico de qualidade.

O que um bom fornecedor de outsourcing precisa ter

Todos sabemos que a concorrência entre fornecedores é grande no mercado e vai muito além do preço. Por isso, na hora de escolher quem vai implementar os serviços de outsourcing na sua empresa, é importante colocar na balança três outros pontos relacionados à prestação do serviço que podem fazer toda a diferença no decorrer do processo. São eles:

  • O uso de SLA: o service level agreement ou acordo de nível de serviço tem a função de resguardar e definir o escopo da relação entre a empresa contratante e o fornecedor. O SLA funciona como um termo de garantia que estabelece o tempo para reposição e reparo dos problemas, assegurando que o fluxo de trabalho não tenha grandes interrupções, requisito quase obrigatório em qualquer organização.
  • O suporte especializado: verifique como funciona o suporte do fornecedor, desde a abertura do chamado até o atendimento presencial. Também avalie a questão do tempo, a especialidade dos técnicos, os treinamentos, enfim, tudo o que pode estar relacionado ao suporte.
  • A parceria com as fabricantes: marcas que já estão consolidadas no mercado não associam seus nomes a empresas que não compravam sua idoneidade. Então, quando um fornecedor, além de oferecer máquinas e suprimentos de uma indústria, ostentam o benefício de revenda e assistência autorizada, pode ter certeza que é ele confiável, se importa com seus clientes e não vai abandonar o contrato no meio do caminho.

Agora que você sabe o que é um serviço de outsourcing e todas as vantagens que ele oferece, que tal conhecer um outsourcing de impressão que está há mais de 20 anos no mercado, garantindo serviços de excelência ao setor corporativo? Entre em contato com a nossa equipe! Aqui na Copylink, executamos do planejamento à implantação, do monitoramento das máquinas ao descarte de resíduos, tudo para entregar sempre os melhores resultados!