Imprimir planilhas, relatórios, balancetes e outros documentos é essencial para o desenvolvimento das atividades de muitas empresas, de diversos portes e segmentos do mercado. Mas para que esse trabalho realmente seja efetivo, é essencial contar com uma política de impressão. Afinal, com um controle bem feito, é possível cortar desperdícios, reduzir custos e, consequentemente, aumentar a competitividade diante dos concorrentes.

Mas o que é, afinal, uma política de impressão? Bem, trata-se de um conjunto de normas e processos que tem o objetivo de controlar o consumo de suprimentos relacionados à impressão de documentos, como papel, cartuchos e toners de impressora, evitando perdas e ajudando a empresa a economizar recursos.

Lendo até aqui já deu para perceber a importância desse tipo de diretriz, não é mesmo? Então, siga com a gente e saiba como implementá-la no seu negócio e quais são os reais benefícios que ela pode garantir ao seu dia a dia!

Passos para implantar uma política de impressão eficiente

Assim como em toda mudança, é preciso uma boa organização para que a implantação da política de impressão não comprometa as operações internas da empresa. Tudo deve ser feito para que o processo não atrapalhe a rotina e continue atendendo ao perfil do negócio, porém, de forma regrada. Para isso, separamos passos três básicos:  

1 – Estabeleça critérios de acordo com o perfil da empresa: as regras devem ser criadas conforme o perfil de cada área do negócio, não sendo nem tão restritivas, nem tão liberais. Ou seja, é preciso encontrar um equilíbrio. Também é necessário investir em soluções para a digitalização das atividades, o que ajudará na adaptação a um ambiente com menos papel e quebrará a dependência do material impresso.

2 – Garanta que todos sigam as novas regras: assim que a política de impressão for criada, busque o engajamento dos funcionários. Para isso, faça reuniões e treinamentos sobre a importância dessa mudança, tanto em relação às questões financeiras quanto às ambientais.

3 – Monitore os resultados: essa é a única forma de saber realmente se a nova política está dando certo em médio e longo prazos. Se estiver tudo funcionando, é só seguir com o planejado, caso contrário, é possível buscar soluções para otimizar os processos.

Esse manual de regras pode ser dividido em vários tópicos, que tratam de cada tipo de insumo ou equipamento conforme a área de atuação. Por exemplo, pode-se estabelecer uma política de impressoras, na qual define-se quais máquinas um setor pode usar, quem está autorizado a operar cada uma delas e que tipo de impressão (preto e branco ou colorida) podem fazer.  

Os benefícios de uma política de impressão bem estruturada

O principal e maior benefício da política de impressão é a redução de custos. Mas não é somente isso! Ao pensar em formas de diminuir o uso do papel, o incentivo à digitalização dos processos também aumenta, o que acaba melhorando as rotinas dentro da empresa. Muitas vezes, há um ganho de tempo bastante considerável, que pode ser usado para outras atividades.

Aliada à economia de recursos financeiros está a economia de recursos naturais, o que torna o negócio mais sustentável, dando à marca um reforço de marketing no diz respeito à responsabilidade social. Isso aumenta sua competitividade e reforça a presença diante dos concorrentes, mostrando que a empresa é economicamente sólida, inovadora e atenta às demandas do mercado.

Você não precisa fazer tudo sozinho!

Por mais que seja importante ter uma política de impressão, dificilmente ela fará parte da atividade-fim do negócio, certo? Por isso, um caminho que muitas empresas seguem para implementá-la de forma eficiente é a contratação de um fornecedor de outsourcing de impressão. Quer dizer, elas então terceirizam o processo e o gerenciamento das impressões de maneira estratégica.

Os serviços de outsourcing facilitam o controle sobre a quantidade de impressões, diminuindo gastos desnecessários e limitando, se preciso, a quantidade de cópias permitida por usuário. Eles também auxiliam quanto à defasagem e à manutenção dos equipamentos — que sempre sobrecarrega a área de TI —, pois o fornecedor se responsabiliza por usar tecnologia de ponta e, ainda, por fazer reparos.

Outro ponto que precisa ser destacado é em relação à segurança das informações. Por meio do outsourcing de impressão, é possível fazer um controle preciso do que será impresso, sendo mais simples manter a vigilância sobre os dados que constarão em cada documento.

Aqui na Copylink, podemos ajudá-lo em todo o processo de implementação de uma política de impressão na sua empresa, desde o planejamento dos tipos e quantidades de equipamentos até a assistência técnica. Somos especializados em serviços de outsourcing de impressão e usamos sempre ferramentas de alta tecnologia para entregar os melhores resultados!

Para saber mais sobre as nossas soluções, entre em contato conosco! Nosso time de especialistas está à disposição para atendê-lo e esclarecer suas dúvidas. Aproveite ainda para compartilhar este artigo com seus colegas e ampliar o debate sobre o tema!