De todas as operações envolvidas no processo administrativo de uma empresa, o trabalho de impressão merece uma abordagem criteriosa — especialmente quando esse serviço é terceirizado, pois o provedor contratado será responsável por todos os aspectos envolvidos nessa atividade. Daí a importância de estabelecer um bom SLA no outsourcing de impressão, a fim de garantir a cobertura e a qualidade que o seu negócio exige.

Isso porque o SLA (service level agreement ou acordo de nível de serviço, em português) é justamente um acordo de prestação de serviços que tem como objetivo salvaguardar a relação comercial das partes envolvidas. Nele, são documentadas questões como entrega, assistência e qualquer outro aspecto que envolva tanto o contratado quanto o contratante.

Na prática, isso significa que a empresa responsável pela terceirização das suas impressões assume uma série de responsabilidades, entre elas o compromisso de assegurar a continuidade das suas operações — se os equipamentos ou softwares apresentarem algum tipo de problema, o SLA funciona como seu termo de garantia, estabelecendo o tempo para reposição e reparo do problema!

Os benefícios do SLA no outsourcing de impressão

Muitas empresas iniciam suas jornadas no mercado fazendo uso de impressoras próprias para suprir as demandas corporativas. Trata-se de um movimento natural, já que a preocupação com a qualidade e a quantidade de impressões raramente é encarada como prioridade.

Mas não é assim que deve ser. Basta pensarmos na evolução do negócio e, com isso, a eventual aquisição de uma impressora de alta tecnologia para que os obstáculos não tardem a aparecer: o alto custo de aquisição, a assistência limitada, a demanda de conhecimento técnico e os custos com manutenção são, muitas vezes, impraticáveis!

É nesse ponto de maturidade corporativa que as empresas geralmente voltam os olhos para a terceirização. Na ponta do lápis, fica tudo mais barato e muito mais prático, já que o prestador de serviço contratado se encarrega de todos os pormenores. E é precisamente para destacar e assegurar todas as atividades envolvidas no contrato de trabalho que serve o SLA no outsourcing de impressão.

Isso porque, além de garantir o fornecimento de equipamentos, suprimentos, assistência técnica e as demais ferramentas necessárias para o gerenciamento das atividades de impressão, esse documento também estabelece, por exemplo, os prazos máximos para visitas técnicas, trocas de equipamentos e ajustes de eventuais falhas.

Com o SLA no outsourcing de impressão, sua empresa também consegue especificar em contrato o uso de suprimentos originais durante a manutenção dos equipamentos, evitando receber componentes remanufaturados ou de segunda categoria e garantindo, assim, mais qualidade para suas impressões.

Afinal, estamos falando de um contrato contínuo de prestação de serviços. Isso significa que o gerenciamento de impressões, manutenções e suprimentos também fica contemplado no SLA. É claro que tudo isso vai levar em consideração o volume de produção e o nível de cobertura, mas, em geral, essa é uma forma eficiente de prever e evitar filas de impressão e desgastes antecipados de peças e equipamentos.

Encontre a solução ideal para o fluxo da sua empresa

Você já viu que, apesar de ser um documento básico, o SLA no outsourcing de impressão é uma ferramenta essencial para estabelecer todos os serviços que o fornecedor se compromete a entregar para a empresa contratante, certo? Mais do que isso, é um acordo que deve ser respeitado por ambas as partes para que o relacionamento dê certo.

Também é preciso ter em mente que controlar os níveis de serviço de outsourcing é indispensável. Nesse sentido, melhor ainda é contar com um bom sistema de métricas capaz de avaliar o serviço prestado baseando-se no histórico de chamados. Isso vai ajudar a gestão da sua empresa a acompanhar o fluxo de trabalho e a conferir se o SLA está sendo respeitado, por exemplo.

Por isso, na hora de fazer a contratação de provedor de impressão, escolha aquele que permita que todos os processos estejam em uma única plataforma, que faça a gestão do fluxo de trabalho com regras de negócios preestabelecidas e SLA bem definido, como a Copylink!

Nossas equipes se encarregam de estudar a realidade do seu negócio e, assim, propor a implementação e o acompanhamento permanente de um projeto completo, incluindo, claro, o SLA no outsourcing de impressão. Tudo para que sua empresa conquiste aumento de produtividade, mais segurança nas informações e, consequentemente, vantagens competitivas significativas.

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