Eficiência e redução de custos são duas constantes no mundo corporativo. No entanto, só é possível alcançá-las com as ferramentas certas. E quando falamos no parque de impressão de uma empresa e na dificuldade de monitorar os trabalhos que são feitos ali, investir na bilhetagem de impressão pode ser a melhor alternativa para chegar aos resultados esperados.
A bilhetagem é o processo de monitoramento das impressões, ou seja, é a contagem das atividades realizadas em cada impressora disponível na empresa. Isso é feito por meio de um software e permite que o responsável por cada área acompanhe a apuração de todas as impressões, identificando quem, quando, onde e qual documento está sendo impresso.
Normalmente, esse serviço é oferecido junto com o outsourcing de impressão, visando a diminuição dos custos e o gerenciamento eficaz dessa atividade. Mas quando surge algo novo, sempre fica a pergunta: será que vale mesmo a pena implementar na sua empresa? Neste artigo, mostraremos que sim!
A importância da gestão e do controle de impressões
Vamos pegar um cenário em que uma empresa contratou um outsourcing de impressão para reduzir os gastos com papel e toner, pois de maneira interna não estava conseguindo fazer isso. No planejamento, a transição seria feita em etapas, para uma melhor adaptação dos colaboradores. Porém, depois do primeiro período, os resultados alcançados não saíram conforme o previsto.
De quem é o erro nesse caso? Da empresa que escolheu mal o fornecedor? Ou do fornecedor que não soube fazer a implantação? De nenhum deles! O que acontece é que imprimir documentos está muito enraizado na rotina das pessoas, então, às vezes, é preciso um pouco mais do que apenas mudar as máquinas para que os funcionários entendam que o processo efetivamente mudou.
No caso do nosso exemplo, talvez os resultados não tenham sido os esperados porque podem ter faltado regras mais claras sobre a nova forma de usar as impressoras, o comportamento dos usuários pode ter sido equivocado (intencionalmente ou não) ou, ainda, pode ter havido falha de identificação de quem imprimiu o documento ― muitas vezes, uma pessoa manda um arquivo para impressão, não busca na hora, acaba esquecendo e imprime novamente mais tarde.
Por isso que a gestão e o controle proporcionados pela bilhetagem de impressão são tão importantes para uma empresa, especialmente quando aliados às estratégias de sustentabilidade já traçadas pelo outsourcing.
As vantagens da bilhetagem de impressão
Se a palavra de ordem para as empresas é eficiência, então essa é a primeira vantagem que podemos destacar em relação à bilhetagem de impressão. Como a contagem é totalmente automatizada, ela fornece relatórios com dados precisos sobre a operação, o que dá aos gestores a possibilidade de tomar decisões mais assertivas. Consequentemente, isso permite uma diminuição nos custos, pois sabe-se exatamente onde os gastos estão ocorrendo e por quê.
Ainda podemos ressaltar como benefício da bilhetagem a facilidade de fazer o rateio dos custos. A maioria dos softwares proporciona uma contabilização mais inteligente do processo, separando o uso das máquinas por impressão, digitalização, cópia e fax. Esse modelo é importante porque gera relatórios com informações mais precisas, o que também facilita a tomada de decisão.
Outra vantagem está relacionada à questão ambiental. Com uma redução considerável no uso de papel, suprimentos e outras peças de manutenção, a empresa diminui o impacto sobre os recursos naturais. A implementação correta das cotas de impressão, aliada a uma solução de bilhetagem de impressão segura, faz com que os funcionários se conscientizem e passem a imprimir somente o necessário.
Falando em cotas, esse é outro benefício que um software de bilhetagem oferece. Por meio da gestão de cotas, é possível determinar como será a impressão em cada área da empresa, tanto em relação ao número de cópias quanto à qualidade delas. E essas configurações podem ser ajustadas conforme a necessidade, o que não vai atrapalhar o trabalho de ninguém.
Confira alguns modelos de configurações que podem ser feitos:
- Cotas informativas: o usuário recebe um número de créditos para usar por um período e quando eles acabarem, ele recebe um aviso de que sua cota acabou. Porém, é possível optar por continuar a impressão ou a cópia, podendo justificar depois;
- Cotas adicionais: além dos créditos normais, o usuário ou um grupo de usuários recebe créditos adicionais, que podem ser usados, por exemplo, quando a cota padrão acabar;
- Cotas recorrentes: a empresa pode configurar o período de recorrência da cota, como 15 páginas por mês até julho de 2021.
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