Uma pesquisa da IDC Brasil¹, líder em inteligência de mercado e consultoria nas indústrias de tecnologia da informação e telecomunicações, mostra que os custos com impressão nas empresas exigem entre 1% e 3% do orçamento. O ponto central nessa discussão, no entanto, é que esse valor pode ser menor (o que é bom), mas também pode ser maior, o que demanda uma atenção especial a este assunto.

Porém, como descobrir realmente o quanto esse trabalho consome no seu negócio? É o que vamos mostrar neste artigo. Acompanhe!

Como conhecer os custos com impressão na empresa

O primeiro passo para conhecer os custos com impressão na empresa é pôr na ponta do lápis o gasto que se tem com cada etapa desse processo. E aqui é preciso ter a consciência de que, aparentemente, esses valores podem ser pequenos. Ainda assim, se você colocar em perspectiva e verificar o quanto isso representa no ano, vai entender que o peso nas finanças é maior do que parece.

Diante disso, é fundamental ter registros da fatia do orçamento destinada a atividades de reprografia para alcançar três objetivos relacionados a este assunto essenciais para as empresas:

  • Reduzir custos;
  • Ganhar eficiência;
  • Desenvolver uma política de impressão.

Entretanto, como você sabe, nada pode ser feito sem informação. É por isso que é necessário entender como se calcular os custos com impressão nas empresas.

Veja a fórmula para calcular esse custo

De início, é preciso listar cada item envolvido no processo e o valor de cada um deles. Para tanto, organize esses gastos da seguinte maneira (lembrando que os valores são meramente para exemplificar):

  • Toner preto: R$ 50
  • Toner colorido (são três): R$ 150
  • Cilindro preto: R$ 100
  • Cilindro colorido (são três): R$ 300
  • Revelador preto: R$ 150
  • Revelador colorido (são três): R$ 450
  • Fusão: R$ 200
  • Belt: R$ 200

Porém, apenas conhecer os valores não será de muita validade. Você precisa saber precisamente o quanto você gasta em determinado período de tempo. Assim, uma tarefa básica é consultar o manual do fabricante da impressora para ter ciência de quanto cada um daqueles itens que listamos rende.

Digamos, portanto, que o manual indique que o toner preto rende 10 mil páginas impressas com uma cobertura de 5%. Sendo assim, você precisa verificar qual é a cobertura média (área impressa na folha) dos documentos que você imprime para verificar o consumo que, de fato, a sua empresa tem.

Como maneira de exemplificar, imaginemos que seus documentos tenham uma cobertura média de 30%. Considerando que são quatro toners, é necessário dividir este valor. Portanto, 30/4 = 7,5.

Sabendo o quanto o seu toner preto, sozinho, vai consumir para imprimir documentos com cobertura de 30%, agora é a hora de verificar o rendimento dele. Para tanto, basta aplicar a fórmula:

(percentual de cobertura proposto pelo fabricante / percentual de cobertura que você irá utilizar) x rendimento do toner com a cobertura proposta pelo fabricante
Logo:

(5/7,5) x 10.000 = 6.666

Quer dizer, com sua taxa real de cobertura, será possível imprimir pouco mais de 6,5 mil páginas com um cartucho de toner preto.

Contudo, essa informação, sozinha, não é de grande valia. O importante em uma empresa é conhecer os custos existentes em um intervalo de tempo predeterminado. Neste caso, vamos considerar que você vai fazer esse acompanhamento sobre os custos com impressão na empresa mensalmente.

Imaginemos, então, que a sua empresa gaste dois cartuchos de tinta preta em um mês. Sabendo que o valor do toner preto é R$ 50, o custo mensal com esse item será de R$ 100. E tendo a informação que um toner preto rende, em sua taxa de cobertura, 6.666 impressões, a sua empresa está imprimindo 13.333 folhas, em média, por mês.

Diante desses dados, o cálculo para conhecer o custo da tinta preta no gasto total de impressões é feito com a seguinte fórmula:

Valor total dos cartuchos / quantidade de folhas impressas

No nosso exemplo:

100 / 13.333 = 0,0075

Com esse resultado, você sabe o custo da impressão de uma folha impressa com tinta preta em uma impressora na sua empresa. Agora é preciso fazer esse mesmo cálculo para todos os itens que você listou e multiplicar pela quantidade de impressoras disponíveis.

Mas não para por aí! Este primeiro cálculo diz respeito apenas a custos diretamente envolvidos na etapa da impressão. Existe toda uma demanda para que a impressão dessa única folha ― que acabamos de descobrir o quando custa ― seja possível: o gasto com papel, com energia elétrica, manutenção, logística para compra dos materiais, depreciação e estoque.

Como reduzir o orçamento destinado às impressões

Quando você soma todos os elementos que acabamos de citar, multiplica pelo volume impresso no mês e depois pelo número de impressoras ativas, só então é possível saber exatamente quais são os custos com impressão na empresa. Ao calcularmos o gasto que se tem com toner preto para imprimir uma única folha, como fizemos, pode dar a impressão que é um valor pequeno. Mas não é para saber que é um valor baixo que aplicamos a fórmula apresentada.

Como dissemos, é preciso calcular cada item, somá-los e multiplicá-los e, só então, você terá uma visão global do quando a impressão custa para sua empresa. Entender o valor unitário dessa rotina tão habitual permite a compreensão de que mesmo uma única folha exige um esforço de caixa e ele deve ser respeitado pelo bem da sua administração financeira.

Com essa consciência, é possível motivar os colaboradores a evitarem a impressão de documentos que podem ficar exclusivamente no ambiente virtual, bem como usar frente e verso de uma folha. Outras ações possíveis ainda incluem o uso de toners e peças originais do fabricante em caso de manutenção, não imprimir documentos coloridos (a não ser que necessário) e a impressão em modo econômico.

Caso você não queira restringir completamente a impressão de documentos pessoais, é possível impor um limite por pessoa com determinadas regras, como a proibição de impressões em cores. Por falar em limite, uma ideia interessante é estabelecer uma cota de impressão por departamento, o que exige que cada setor seja mais criterioso ao decidir sobre o que merece ser impresso ou não.

Mas, acima de tudo, a melhor decisão que a sua empresa pode ter é contratar um serviço de outsourcing de impressão. Dessa maneira, todo esse controle fica a cargo de uma empresa especializada, isentando o seu negócio de se preocupar com a administração de todas essas variáveis.

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