Confira 4 etapas para fazer um bom gerenciamento de impressão na sua empresa

By 19 de outubro de 2020 maio 31st, 2022 Outsourcing de impressão

Seja qual for o tamanho de uma empresa, ela precisa de alguma impressora para dar conta de suas obrigações diárias. A questão é que, por parecer algo tão rotineiro e pouco custoso (o que não é verdade), nem sempre existe um olhar dedicado sobre essa atividade. Então, um desafio a ser superado é identificar se o seu negócio precisa fazer o gerenciamento de impressão e por que isso tem que acontecer.

É neste ponto que queremos auxiliar você neste artigo. Até porque há etapas que precisam ser respeitadas para que o gerenciamento de impressão aconteça de modo correto, organizado e eficaz.

Como fazer o gerenciamento de impressão na sua empresa

O conjunto de técnicas e práticas que envolvem essa atividade tem o objetivo de permitir o controle sobre tudo o que é impresso, o conhecimento dos valores gastos com essa rotina e a compreensão sobre qual área da empresa mais demanda esse custo. Além disso, essa gestão deve englobar as estratégias de organização dos equipamentos para assegurar a produtividade.

Então, para fazer uma boa gestão dos serviços de impressão dentro da sua empresa, confira o passo a passo que apresentamos abaixo:

1 – Considere as vantagens de ter um outsourcing de impressão

Ao optar pelo outsourcing de impressão, não é mais necessário se preocupar com gestão de peças, configurações das impressoras, compra de suprimentos e manutenção dos equipamentos. Tudo é feito pela prestadora do serviço. Assim, você pode direcionar todos os esforços dos colaboradores para a atividade-fim da sua empresa.

2 – Organize os trabalhos com servidores de impressão

O segundo passo é organizar a infraestrutura relacionada às impressoras. Estamos falando da implantação de servidores de impressão, responsáveis por organizar todo o fluxo relacionado a esta atividade, ou seja, gerenciar tudo o que está sendo impresso pelos setores e também facilitar a gestão das impressoras.

Assim, todos os trabalhos vindos dos computadores ligados à rede são organizados conforme configurações preestabelecidas para garantir economia e eficiência. É bom lembrar que um fornecedor de outsourcing de impressão auxilia de maneira bem importante nesta etapa.

3 – Controle as impressões por meio de um software de bilhetagem

Uma das vantagens de adotar as estratégias de gerenciamento de impressão é que é possível controlar o que está sendo impresso dentro da empresa com um software de bilhetagem. Com ele, pode-se acompanhar tudo de perto, fazendo comparação de períodos, inclusive, para descobrir se há ou não desperdício de material.

De forma intuitiva, o software de bilhetagem organiza o ambiente, tornando mais fácil o controle de despesas de cada setor. Outra vantagem está relacionada à questão ambiental. Com a redução no uso de papel, suprimentos e outras peças de manutenção, a empresa diminui o impacto sobre os recursos naturais.

A implementação correta das cotas de impressão, aliada a uma solução de bilhetagem de impressão segura, faz com que os funcionários se conscientizem e passem a imprimir somente o necessário.

4 – Tenha estratégias de segurança nas impressões

Toda empresa precisa garantir que documentos sigilosos estejam em segurança, concorda? E uma solução de impressão segura pode manter isso.

Mesmo com o servidor gerenciando as filas de impressões e o software de bilhetagem registrando tudo o que é impresso pelos usuários, ainda é possível que ocorram erros humanos. Documentos esquecidos na bandeja, perdidos ou pegos por engano por outra pessoa são tipos de problemas que podem acontecer todos os dias.

Para evitar essas ocorrências, um bom gerenciamento de impressão deve incluir medidas de controle, como autenticação manual ou liberação por crachá das impressões em qualquer um dos equipamentos disponíveis. Desse modo, o documento só será impresso quando o profissional estiver fisicamente próximo à impressora.

Assim, evita-se que papéis sejam extraviados ou dados sejam lidos por pessoas desautorizadas, garantindo segurança e privacidade a eles.

Saiba quem contratar para ter um bom gerenciamento de impressão

A Copylink tem as melhores soluções para garantir que o gerenciamento de impressão na sua empresa aconteça da melhor forma possível, respeitando todas as necessidades do seu dia a dia e as demandas por otimização orçamentária e eficiência operacional.

O nosso foco é sempre entregar excelentes resultados, oferecendo tecnologias que garantam uma significativa redução de custos e do impacto ambiental, a diminuição de quantidade de equipamentos e a substituição de processos físicos por digitais e automatizados.

Muito bom, não é verdade? E temos ainda mais a oferecer. Entre em contato com a gente e saiba como podemos contribuir para melhorar a sua rotina!