Já falamos aqui no blog que a terceirização de impressão é uma alternativa que gera resultados rápidos e contribui muito para a redução de custos nas empresas. Para você ter ideia, um estudo feito pela IDC¹, uma das mais renomadas instituições de inteligência de mercado do mundo, apontou que a terceirização do parque de impressão pode ajudar os negócios a diminuírem em 30% os gastos com essa atividade! Mas é preciso ter mente que conquistar esse sucesso está diretamente relacionado ao cuidado na hora de escolher o fornecedor de outsourcing de impressão — quanto mais alinhado com a sua empresa, melhor!

Contudo, essa nem sempre é uma tarefa simples, pois existem diversos aspectos que devem ser levados em consideração para que o seu negócio não tenha incômodos futuramente. Você sabe quais são eles?

Saiba o que buscar em um fornecedor de outsourcing de impressão

Nos últimos anos, a busca por parceiros estratégicos em impressão digital se tornou uma prática bastante popular no mercado. E não é à toa, pois estamos falando de uma atividade que está em expansão — conforme o relatório Transparency Market Research (TMR)², até 2024, o setor deve crescer, em média, 15% ao ano.

Com tanta oferta, vale prestar atenção a cinco pontos fundamentais para realmente fechar uma parceria que consiga atender às suas demandas. Neste artigo, elencamos dicas valiosas para ajudar você nesse desafio. Confira!

1 – Dê preferência para soluções completas

Na hora de escolher o fornecedor de outsourcing de impressão para o seu negócio, é importante colocar na balança a abrangência dos serviços que ele poderá prestar. Algumas empresas são especializadas em fornecer máquinas, outras são focadas na manutenção e reposição de cartuchos e por aí vai. Então, vale pesquisar bastante em busca de uma opção completa!

Aqui, uma boa dica é dar preferência para parceiros que possam oferecer não apenas o maquinário e o processo de manutenção, mas também alguma ferramenta capaz de ajudar na gestão de todo esse fluxo de impressão e, claro, toda a assistência técnica necessária para uma fácil implementação e atualização dos equipamentos.

2 – Experiência e conhecimento de mercado valem muito

Também é interessante procurar empresas que já possuam algum tempo de experiência no mercado — esses parceiros costumam ter fluxos e processos mais bem definidos e consolidados, quer dizer, uma expertise que contribui muito para a manutenção de uma boa relação comercial.

É só ter em mente que esses fornecedores mais experientes já sabem, por exemplo, que manutenções preventivas podem diminuir os riscos de paralisação dos equipamentos. Isso significa que uma rotina de manutenções estará prevista no contrato, dando mais tranquilidade para o contratante.

3 – Tecnologia de ponta é um diferencial

Outra grande vantagem da terceirização de impressão é a possibilidade de manter os seus equipamentos sempre atualizados. Afinal, essas máquinas de grande porte geralmente envolvem um orçamento altíssimo, pois possuem alta tecnologia e todo um sistema de gerenciamento adicional.

E para uma empresa privada fazer um investimento desse porte sempre que uma máquina de nova geração chega ao mercado acaba sendo inviável. A boa notícia é que, ao contar com um outsourcing de impressão, você pode estabelecer em contrato que o fornecedor renove seu parque gráfico periodicamente, garantindo que suas equipes tenham sempre os melhores equipamentos à disposição.

4 – Relacionamento com o cliente é imperativo

É preciso ressaltar que essa parceria envolve muita confiança e disponibilidade! O prestador do serviço deve ter a capacidade de lidar com adversidades, como interrupções nos equipamentos ou indisponibilidade de insumos. Por isso, certifique-se de que seu fornecedor tenha conhecimento da rotina e do fluxo de trabalho da sua empresa — isso é parte fundamental desse relacionamento.

Somado a isso, procure verificar se as metas propostas focam em pontos como redução de custos, aumento da qualidade e inovação. Um bom fornecedor de outsourcing de impressão deve ter condições de oferecer equipamentos e apoio durante todo o processo, do planejamento à implantação, do monitoramento das máquinas ao descarte de resíduos!

5 – A digitalização de documentos também é fundamental

Por fim, é importante que o fornecedor de outsourcing de impressão também ofereça ferramentas que ajudem a descomplicar a gestão de toda a papelada produzida no dia a dia de trabalho, como a digitalização de documentos! Até porque administrar um negócio vai muito além de controlar entradas e saídas e cuidar do caixa no fim do dia, não é verdade?

Com uma solução assim, as rotinas relacionadas à busca de documentos são facilitadas, o que gera mais eficiência, segurança e economia ao negócio.

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¹ IDC
² TMR