Assim como os demais setores de uma empresa, a área de recursos humanos vem passando por transformações nos últimos anos, especialmente no que diz respeito à automatização dos processos. Ao sincronizar o uso de novas tecnologias com as estratégias da organização e a gestão de pessoas, vimos surgir o que podemos chamar de RH digital.

E esse RH digital passou a contar, no dia a dia, com inovações que dão agilidade aos profissionais e garantem eficiência aos processos. Com isso, os gestores passaram a ter mais tempo em suas rotinas para desenvolver novas práticas e métodos de trabalho dentro das empresas.

Interessante, não é mesmo? Por isso, neste artigo, vamos mostrar como implementar um RH digital, quais atividades ele pode otimizar e, ainda, as vantagens trazidas pela digitalização. Siga com a gente e confira!

Como ter um RH digital na sua empresa

Estabelecer uma nova forma de trabalho com a automatização de processos exige uma mudança de visão sobre a cultura de inovação da empresa. O RH digital vai além da instalação de softwares e equipamentos e, por esse motivo, é preciso construir uma cultura organizacional voltada ao aperfeiçoamento contínuo e ao uso de novas tecnologias. A evolução deve ser uma atividade constante.

Desenvolver essa cultura da inovação é o primeiro passo. A partir daí, deve-se identificar quais são as necessidades e estratégias do negócio de forma geral e também aquelas voltadas especificamente para o RH. Dessa forma, é possível alinhá-las e analisá-las para identificar em quais pontos podem surgir dificuldades para o setor. Depois, é o momento de mapear as rotinas dos profissionais para buscar as soluções que irão atender suas demandas e as exigências da área.

Claro, nada disso deve ser feito como um processo hierarquizado, de cima para baixo, como uma imposição. O envolvimento de toda a equipe é fundamental para que a implementação tenha sucesso, afinal, todos terão que aderir às inovações em algum momento. Então, o melhor a se fazer é capacitar todo o time, tanto em relação à nova cultura que está sendo criada quanto às ferramentas que serão utilizadas.

Por fim, temos a escolha das soluções para a consolidação do RH digital. O mercado está cheio de opções que vão ajudar você a otimizar processos, como armazenar e organizar documentos online e offline, fazer a gestão da folha de pagamento, receber e avaliar currículos, gerir os talentos, entre tantas outras tarefas que estão sob a responsabilidade da área. O essencial aqui é contar com o fornecedor que realmente vai suprir as suas necessidades.

Quais atividades são otimizadas com o RH digital

São inúmeras as atividades que podem ser potencializadas a partir da implementação do RH digital. Separamos algumas delas para você entender melhor como a busca constante pela inovação pode ser vantajosa para a sua empresa. Veja só:

1 – Admissão e desligamento online

Como dissemos, o RH digital não é apenas a instalação de um software e outros equipamentos, é uma mudança de cultura. Por isso que, a partir dele, a jornada do colaborador é pensada de maneira completa e estratégica, desde o primeiro dia de contato com a empresa até o último.

Já na parte mais prática, as otimizações permitem que as contratações sejam feitas de modo totalmente online. O funcionário, seja na admissão digital, seja no desligamento, pode preencher formulários, fazer downloads de documentos, encaminhar informações, entre outras atividades, diretamente pelos sistemas da empresa, sem a necessidade de intervenção humana.

Internamente, o trabalho fica por conta somente da conferência, pois os encaminhamentos dos dados para outros setores, como contabilidade, e o armazenamento dos documentos, também são feitos todos digitalmente. Tudo isso agiliza os processos, reduz o número de erros (pois não há a redigitação de dados) e melhora a rotina de trabalho dos profissionais de recursos humanos.

2 – Distribuição de holerites

Apesar de o RH ter assumido, nos últimos anos, uma função mais estratégica, ele ainda precisa cumprir com as obrigações burocráticas, sendo a elaboração e distribuição dos holerites uma delas. No entanto, com o uso da tecnologia, esse trabalho ficou muito mais rápido e econômico.

Imagine uma rede de supermercados, com centenas de colaboradores, que tem operações 24 horas por dia em diferentes cidades, mas um RH centralizado na matriz. O custo de impressão e logística para a entrega dos holerites é algo considerável no orçamento de RH. Agora, se os recibos de pagamento forem gerados digitalmente e enviados por e-mail ou disponibilizados em uma intranet, a economia de tempo e dinheiro será bastante relevante. Além disso, os funcionários terão sempre à mão esses documentos.

3 – Comunicação em tempo real

As tecnologias disponíveis para o RH permitem a criação de um mural de comunicação online, que facilita o contato com todos os colaboradores — é o caso da intranet, por exemplo. É possível criar recados, falar sobre novas políticas da empresa e permitir que todos possam ler e interagir em tempo real tanto com a organização quanto com outros colegas.

Esse movimento cria uma sensação de pertencimento, melhorando o clima dentro dos setores e entre os funcionários. E todo bom gestor sabe que colaborador feliz produz mais e melhor, certo?

4 – Recrutamento e seleção de talentos

Recrutamento e seleção são duas das tarefas mais importantes da área de gestão de pessoas e que também evoluíram com o tempo. Hoje em dia, praticamente tudo pode ser feito online, como o recrutamento por redes sociais e outras plataformas especializadas, a triagem de currículos de forma automatizada por sistemas, a entrevista online e assim por diante.

Do início ao fim do processo, a tecnologia está envolvida. Isso permite que as empresas possam avaliar um número maior de candidatos, ampliando sua taxa de sucesso nas contratações. Inclusive, é possível contar com a participação de candidatos de outras cidades e estados nas seleções e pré-avaliações, pois a presença física pode ser descartada no início da atividade.

5 – Armazenamento em nuvem

Dificilmente você pensa em RH e não lembra de papelada, não é mesmo? O RH digital vem para mudar essa imagem, pois um de seus benefícios é a digitalização dos documentos e o armazenamento digital, que pode acontecer tanto na rede da própria empresa quanto na nuvem, que é a mais indicada atualmente.

As soluções que oferecem armazenamento em nuvem trazem diversas vantagens para o setor de recursos humanos. Afinal, ter todas as informações online permite que exista mais segurança, já que o acesso a elas é controlado. Além disso, não há riscos de os dados se perderem por um papel rasgado ou um computador quebrado. Na nuvem, tudo fica protegido de maneira integral.

Conte com a Copylink na transformação do seu RH

Como vimos até agora, implementar o RH digital não é uma questão de “se”, mas de “quando” iniciar o processo, não é verdade? E, como sempre, você pode contar com a Copylink para facilitar o processo. Temos soluções para auxiliar a sua empresa e o seu RH em várias atividades do dia a dia, como na admissão digital e no armazenamento e gestão de documentos online.

Para conhecer melhor o que temos a oferecer, entre em contato com a nossa equipe! Estamos sempre a postos para atendê-lo e tirar todas as suas dúvidas. Se preferir, deixe um comentário no espaço abaixo para continuarmos essa conversa.