Com a rápida popularização da internet, dos smartphones e dos aplicativos, é cada vez mais comum encontrarmos cenários em que tudo pode ser resolvido de forma digital: emissão e apresentação de documentos, prestação de contas, exames médicos, planilhas de resultados, laudos técnicos, entre outros. Trata-se de um movimento inovador, é verdade, mas ele traz para a pauta a importância das tecnologias de impressão.

Afinal, até mesmo os documentos, hoje em dia, podem ser validados por meio de assinatura digital. Diante de toda essa tecnologia, por que a preocupação com impressão representa algum valor significativo do ponto de vista orçamentário? Neste artigo, vamos ver como essas mudanças afetam a gestão de documentos e de que forma as empresas estão lidando com o novo cenário. Acompanhe!

Digitalização: um caminho sem volta

Envio de mensagens instantâneas, troca de e-mails e apresentação de documentos digitais são algumas das práticas que já fazem parte da rotina de empresas em todo o mundo. Atendimentos, assistência técnica e até mesmo a formalização de processos acontecem de forma virtual, deixando claro que a digitalização é um caminho sem volta.

E no dia a dia corporativo, transformar documentações físicas em dados digitais é extremamente proveitoso, uma vez que é muito mais fácil consultar papéis importantes e cadastros de clientes, fornecedores e parceiros com um simples clique no computador — desde que exista uma boa gestão de documentos por trás desse processo, é claro!

Com a digitalização, ao usar recursos tecnológicos, você concentra a papelada na internet e deixa a sala de arquivos mais organizada. E, diferentemente do que muitos pensam, as empresas optam cada vez mais pela digitalização não apenas para se livrar do excesso de papel, mas, principalmente, para organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade, qualificando a gestão de documentos.

Até porque colaboradores, gestores e até mesmo a alta direção acabam colhendo os benefícios de ter os dados digitalizados, especialmente pela melhor disseminação de informações, que torna possível uma tomada de decisão mais rápida e assertiva.

É tudo tão mais simples e organizado, inclusive, que muitas corporações enxergam nesse movimento a oportunidade definitiva de eliminar a produção e o armazenamento de papéis e documentos físicos. E é aqui que mora o perigo! Afinal, reconhecer as vantagens e implementar a digitalização de processos não elimina a importância das tecnologias de impressão, que ainda desempenham um papel importantíssimo na rotina empresarial.

A importância das tecnologias de impressão na rotina das empresas

Como falamos anteriormente, os documentos digitais oferecem muita praticidade quando o assunto é armazenamento e consulta das informações. Contudo, é importante não confundir digitalização com escaneamento. Se você possui, digamos, um contrato de serviço com um fornecedor, assinado por todas as partes, e cria uma cópia desse arquivo com um simples scanner de mesa, você tem um documento escaneado, não um documento digitalizado.

Ou seja, não basta escanear os documentos e pensar que as cópias digitais terão o mesmo valor jurídico que os seus respectivos originais. Essa documentação só será válida se estiver assinada por todos os envolvidos, com um certificado digital homologado pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Isso significa que, se uma das partes envolvidas não tiver um certificado digital, a versão física do documento é imprescindível.

Quer dizer, ainda estamos um pouco longe de uma situação em que 100% dos documentos sejam digitais — daí a importância das tecnologias de impressão, fundamentais na hora de fazer a gestão e encontrar o equilíbrio entre as demandas impressas e digitais da sua empresa.

Imagine, por exemplo, que sua empresa já possui um certificado digital e, sempre que possível, utiliza esse recurso para autenticar documentos e transações. Só que nem todos os seus clientes e fornecedores contam com a mesma tecnologia e, por isso, você precisa manter um fluxo de armazenamento e digitalização de documentos ao mesmo tempo em que imprime e arquiva esses mesmos contratos.

Além do retrabalho, seu negócio provavelmente vai gastar mais do que o necessário com a impressão de arquivos duplicados. É por isso que, aqui, uma boa gestão de documentos é tão necessária para agilizar os procedimentos e garantir uma operação mista e eficiente sem deixar de lado a importância das tecnologias de impressão.

Saiba como o outsourcing de impressão pode contribuir para a operação

Para assegurar mais controle na rotina de impressão, um fluxo de digitalização otimizado e, por fim, uma economia financeira e operacional significativa para o seu negócio, contar com a parceria de um fornecedor de outsourcing de impressão pode ser a alternativa ideal! Com esse serviço, você delega as responsabilidades de impressão e digitalização e pode se concentrar em suas metas comerciais.

Esse parceiro sabe bem da importância das tecnologias de impressão e, por isso, se responsabiliza por toda a parte gráfica, pela atualização de máquinas e impressoras e pelo controle de dados de impressão e uso de insumos. Além disso, um bom provedor de outsourcing de impressão também é capaz de contribuir para a dinâmica de digitalização da sua empresa.

Tudo isso com o suporte de tecnologias de ponta e softwares práticos que permitem uma visualização clara e objetiva do status operacional. Ou seja: você conta com todas as condições necessárias para manter a infraestrutura de impressoras sempre atualizada e seu fluxo de digitalização funcional e bem estabelecido.

E claro que, na hora de contratar esse serviço, nada melhor do que procurar quem realmente entende do assunto! Na Copylink, temos a solução ideal para permitir que esse trabalho seja realizado com a máxima competência e cuidado. Fale conosco e descubra como podemos ajudar você a estruturar uma gestão de impressão eficaz na sua empresa, com todos os benefícios que ela é capaz de trazer.