Não tem jeito, mesmo com toda a tecnologia que temos em mãos, quando falamos de escolas e universidades, o uso de material impresso é algo que faz parte do dia a dia. No entanto, não é mais possível fazer uma utilização indiscriminada de insumos como papel, tinta de impressora e afins, tanto pelas questões ambientais quanto pelas econômicas. É por isso que você precisa conhecer as vantagens de usar a bilhetagem de impressão na educação!
A bilhetagem é o processo de controle das impressões, ou seja, é a contagem das atividades realizadas em cada impressora usada em uma instituição de ensino. Esse monitoramento acontece por meio de um software, que permite ao responsável acompanhar a apuração de todas as impressões, identificando quando, onde e qual documento está sendo impresso.
O mais comum é esse serviço ser oferecido junto com o outsourcing de impressão, pois assim fica mais fácil reduzir os custos e gerenciar os gastos com impressões em escolas e universidades. Continue com a gente e veja mais vantagens de implementar esse tipo de controle na sua instituição de ensino!
Como funciona a bilhetagem de impressão
Para ficar mais fácil entender como funciona a bilhetagem de impressão em escolas e universidades, vamos a um exemplo. Digamos que você é coordenador de uma escola de ensino fundamental e os donos resolveram contratar um outsourcing de impressão para reduzir os gastos com papel, toner e manutenção. Depois da primeira avaliação, a parte da manutenção foi um sucesso, no entanto, os outros resultados não saíram de acordo com o previsto.
Na busca por um culpado, acabaram vendo que não existe um vilão nessa história, apenas a necessidade de um pouco mais de controle. O que acontece é que o ato de imprimir, por mais que haja um esforço na substituição das atividades físicas pelas virtuais, é algo enraizado nas rotinas das pessoas. Então, às vezes, não basta trocar equipamentos para que os funcionários entendam que é preciso mudar. Muitas vezes é preciso instituir algumas medidas de controle.
É nesse momento que entra em cena a bilhetagem de impressão na educação. Aliada às estratégias de sustentabilidade já traçadas pelo outsourcing, esse sistema de monitoramento permite fazer a gestão e o controle de todo o conteúdo que será impresso em uma instituição de ensino.
Os benefícios da bilhetagem de impressão na educação
Por ser um sistema de controle, a bilhetagem de impressão oferece inúmeras vantagens às escolas e universidades. Confira abaixo os principais benefícios que justificam a implantação desse sistema na sua instituição de ensino:
1 – Eficiência na gestão
Como a contagem é automatizada, ela fornece relatórios com dados precisos sobre a operação, o que dá aos gestores a possibilidade de tomar decisões mais corretas, uma vez que têm em mãos dados concretos. Consequentemente, isso permite uma diminuição nos custos, pois sabe-se exatamente onde os gastos estão ocorrendo e por quê.
2 – Redução do impacto ambiental
A implementação correta das cotas de impressão, somada a uma solução de bilhetagem segura, faz com que as pessoas se conscientizem mais e passem a imprimir somente o necessário. Assim, há uma diminuição considerável do desperdício de papel, suprimentos e outras peças de manutenção.
3 – Possibilidade de implementar a gestão de cotas
Por meio da gestão de cotas, os coordenadores podem estabelecer como será a impressão de cada secretaria e departamento, tanto em relação ao número de cópias quanto à qualidade delas. E essas configurações podem ser ajustadas conforme a necessidade, o que não vai atrapalhar o trabalho de ninguém. As configurações podem ser feitas nos seguintes modelos:
- Cotas informativas: a secretaria ou departamento recebe um número de créditos para usar por um período e quando eles acabarem, recebe um aviso de que sua cota acabou. Porém, é possível optar por continuar a impressão ou a cópia, podendo justificar depois;
- Cotas adicionais: além dos créditos normais, a secretaria ou departamento recebe créditos adicionais, que podem ser usados, por exemplo, quando a cota padrão acabar;
- Cotas recorrentes: a secretaria ou departamento pode configurar o período de recorrência da cota, como 20 páginas por mês até dezembro de 2021.
4 – Facilidade no rateio dos custos
A maioria dos softwares de bilhetagem de impressão faz uma contagem mais inteligente do processo, separando o uso dos equipamentos por impressão, digitalização, cópia e fax. Dessa forma, os relatórios são gerados com informações mais precisas, como já falamos, o que acaba facilitando a tomada de decisão sobre novos investimentos.
Neste artigo, separamos os benefícios que consideramos os principais e que podem impactar de maneira imediata uma instituição de ensino. No entanto, há vários outros que, com o tempo, acabam aparecendo, como o aumento da produtividade, o crescimento no uso de novas tecnologias e a redução na dependência do papel.
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Com ele, a sua escola ou universidade tem segurança e praticidade no processo de impressão, monitoramento constante dos ativos de impressão, relatórios completos que auxiliam nas deliberações e muito mais. Entre em contato com a nossa equipe e venha conhecer melhor essa solução!
