De acordo com a Portaria 554, publicada em março de 2019 pelo Ministério da Educação, as instituições de ensino superior tinham 24 meses para se adequar tecnologicamente e começar a emitir o diploma digital. O documento substitui a versão física e tem a mesma validade jurídica e até mais recursos de proteção contra fraudes, entre outros benefícios.

Por mais que a fase de adaptação das instituições de ensino superior já tenha estourado, segundo o MEC é possível fazer os últimos ajustes até dezembro de 2021. Assim, o prazo final para a emissão do diploma digital passa a ser 2022. Lembrando que, por enquanto, apenas cursos de graduação estão sob essa obrigatoriedade. Pós-graduação e as fases do ensino fundamental e médio não precisam se preocupar com isso agora.

Entretanto, como os benefícios são bastante perceptíveis, inclusive economicamente, não é absurdo que mesmo instituições e cursos que estão fora dessas obrigações, como de idiomas ou pré-vestibulares, decidam implementar essa tecnologia.

Como emitir o diploma digital

Para emitir o diploma digital, os coordenadores de curso e reitores precisam ter uma assinatura digital homologada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). É por meio desse recurso eletrônico que os documentos são assinados. Além disso, a instituição também precisa ter uma rubrica digital institucional certificada.

Por meio de um software específico, basta inserir os dados do formando que um documento em formato XML deve ser criado e assinado eletronicamente. Este arquivo precisa ser enviado a uma entidade registradora para que seja feita a assinatura institucional. Assim, um segundo arquivo é gerado, com um código de validação alfanumérico, acompanhado de uma URL e um QR Code para consulta das informações do documento.

É importante ressaltar que a instituição, a título “decorativo”, como diz a Portaria 554, pode inserir as assinaturas tradicionais no diploma digital. Em relação ao modelo, ele tem de seguir o que já é utilizado na versão impressa do documento. Tanto para a universidade, faculdade, curso ou escola quanto para o aluno e os locais para os quais ele for apresentar o diploma, a validade é equivalente ao diploma físico.

Caso o estudante faça questão de ter o impresso, é possível fazer a cobrança por isso, até mesmo se tornando uma nova fonte de receita para a instituição. A única obrigação é que o diploma seja fornecido dentro das características previstas em lei e sem a exigência de que o aluno tenha a sua assinatura digital, pois essa é uma responsabilidade da instituição.

Benefícios do diploma digital para instituições de ensino

Além de todos os benefícios comuns a qualquer processo de digitalização e transformação digital, como economia de espaço e de recursos com impressão, facilidade e agilidade no acesso a documentos arquivados, há três vantagens que merecem ser destacadas e que são específicas do diploma digital. Acompanhe!

1 – Fraudar fica mais difícil

Logo que o documento é assinado por meio de um certificado digital, ele fica bloqueado para edição. Lembrando que, por ter confidencialidade e integridade garantidas pela ICP-Brasil e também por conta do carimbo de tempo, a possibilidade de fraudar é muito reduzida. Para reforçar essa segurança, elementos como o QR Code e a URL de consulta permitem ter certeza da validade do documento.

2 – Lidar com a burocracia fica mais fácil

Os documentos necessários para a emissão do diploma digital seguem sendo os mesmos e ainda há uma burocracia, ainda que nova, para que esse trabalho seja realizado. Entretanto, por ser digital, ela também fica mais fácil e rápida. Basta ver, por exemplo, que a assinatura digital dispensa o reconhecimento de firma.

3 – Emitir o documento é mais rápido

De acordo com o MEC, a emissão do diploma digital demora aproximadamente 15 dias, contra pelo menos 120 dias do documento físico. Essa agilidade é positiva para todos os envolvidos: os alunos podem seguir com suas obrigações que dependem do diploma e os profissionais na instituição de ensino ficam menos tempo envolvidos neste trabalho.

Como se adequar para aproveitar os benefícios do diploma digital

É importante que a sua instituição tenha toda a infraestrutura necessária para dar conta dessas novas rotinas. E como dissemos, mesmo aquelas que ainda não são obrigadas a seguir esse novo protocolo, optar pela emissão do diploma digitalizado resulta em todos os benefícios associados a essa nova facilidade, como também deixa a instituição preparada para quando a obrigatoriedade a alcançar.

Em todo caso, a Copylink tem tudo o que é preciso para auxiliar nesse processo. Por meio da Secretaria Acadêmica Digital, a captura de documentos é feita de maneira inteligente, a gestão eletrônica do acervo (exigida pela portaria do MEC) pode ser implementada, além das assinaturas eletrônicas e da própria solução para emissão dos diplomas digitais.

Ou seja, com a Copylink, é possível estar bem equipado para ficar em dia com a nova norma. Quer entender melhor? Então fique à vontade para entrar em contato conosco! Estamos sempre à disposição para esclarecer as suas dúvidas.