Mesmo com toda tecnologia disponível hoje em dia, a rotina de escolas e universidades ainda exige a impressão de muitos arquivos. Entre questões como a qualidade do que é entregue aos alunos, os custos envolvidos e o volume de trabalho, entendemos que a discussão sobre o uso do outsourcing de impressão para instituições de ensino privadas é bastante pertinente.
Afinal, quando uma atividade é feita por um especialista, é praticamente garantido que sua qualidade será superior. Pense com a gente: ao elaborar uma apostila, a criação do conteúdo e sua organização é desenvolvida por quem entende do assunto, certo? Então na hora de imprimir, por que entregar o material a qualquer um? As chances de um equipamento inadequado ser utilizado e do investimento ser maior do que deveria são grandes!
Ao optar pelo outsourcing de impressão para instituições de ensino, o tipo de problema do nosso exemplo pode ser resolvido tranquilamente, pois as máquinas sempre têm tecnologia de ponta e a manutenção em dia. Mas há ainda outros fatores a favor da terceirização, como a redução dos custos, o aumento da produtividade da equipe interna e a maior geração de lucros.
Siga com a gente e veja alguns argumentos que separamos para ajudar você a entender por que é importante investir no outsourcing de impressão para instituições de ensino privadas!
Por que investir no outsourcing de impressão?
Vamos começar por um ponto que é crítico em qualquer empresa, sendo ela de educação ou não: a produtividade. Em um ambiente educacional, onde o trabalho deve ser focado na transmissão do conhecimento e na formação de cidadãos, ninguém deveria se preocupar com papéis presos na impressora ou máquinas sem tinta ou toner. Isso só atrasa as tarefas diárias e coloca em risco o bom andamento das atividades.
Imagine uma escola de ensino médio que precisa imprimir os comprovantes de conclusão de curso para a matrícula dos alunos na faculdade, mas dois dias antes do prazo final, a impressora que seria usada para isso começa a falhar. Para que ninguém seja prejudicado, funcionários e professores se juntam para resolver o problema. Dá tudo certo, porém, outras atividades ficam para trás.
É um exemplo extremo, claro, entretanto, ele representa várias horas trabalhadas sem foco na educação. Se o parque gráfico estivesse na mão de especialistas, que além de fornecerem máquinas de última geração, controlassem o fornecimento de papel e tinta, a manutenção e outros detalhes, ninguém precisaria se preocupar com uma função que não é sua, podendo melhorar ainda mais o próprio desempenho e o da instituição como um todo!
O mesmo pode ser dito dos custos. Uma escola não vai ficar trocando de impressora sempre que uma marca lançar um novo modelo, pois isso envolve um gasto extra. Porém, um outsourcing de impressão pode garantir que a instituição de ensino tenha sempre equipamentos de ponta, que evitam o desperdício de papel e ajudam na economia de tinta ou toner.
Além disso, um bom fornecedor também oferece a tecnologia necessária para uma gestão eficiente das impressões. Uma delas é a bilhetagem de impressão, que é a contagem das atividades realizadas em cada impressora por meio de um software que permite identificar quem, quando, onde e qual documento está sendo impresso. Assim, é possível acabar com qualquer desperdício, porque fica claro como os gastos estão ocorrendo.
Outsourcing de impressão para instituições de ensino para agregar valor
Outro tópico importante na hora de avaliar a terceirização da impressão é questionar quem irá usar os materiais impressos, pois a qualidade deles diz muito sobre a valorização do trabalho da instituição de ensino. Entregar um material com falhas, letras apagadas, borrões de tinta pela folha ou até mesmo uma encadernação mal feita pode significar falta de atenção com o aluno.
Como bem sabemos, a qualidade está diretamente ligada à excelência, algo que todos procuram quando pensam em ensino e educação, não é verdade? É por isso que, nesse caso, cada detalhe importa, inclusive a qualidade da impressão que você entrega aos alunos, que passa pelos equipamentos e suprimentos usados.
Para realmente agregar valor à instituição de ensino, o melhor é contar com especialistas que vão saber analisar e indicar quais são as máquinas mais adequadas, assim como a tinta e o papel mais eficazes para a impressão dos documentos e materiais usados no dia a dia. Dessa forma, você pode oferecer o melhor sem desperdiçar com erros e falhas.
Os benefícios do outsourcing de impressão para instituições de ensino privadas
Até aqui, vimos argumentos que mostram que o outsourcing de impressão para instituições de ensino privadas é um bom investimento, pois reduz custos, agrega valor e melhora a produtividade dos funcionários. E ainda há outros benefícios que esse tipo de serviço pode trazer. Veja só:
1 – Mais economia de recursos
As escolas deixam de investir recursos financeiros em equipamentos e passam a contar com a locação. Esse fato reduz não só o custo de aquisição, mas também a manutenção e a reposição de suprimentos. O investimento se resume apenas à impressão das páginas, que normalmente é a forma como é contabilizado o pagamento para o fornecedor do outsourcing.
2 – Garantia de equipamentos com melhor tecnologia
As inovações tecnológicas são constantes e para ficar atualizado é preciso rapidez na troca das máquinas, caso contrário, elas podem ficar obsoletas e a instituição passa a não ter suas necessidades atendidas. Com o outsourcing, tem-se a garantia de estar trabalhando com o melhor equipamento do mercado e o que está mais adequado ao que a escola realmente precisa.
3 – Qualidade e padronização do serviço de impressão
Ao impedir que as impressoras fiquem velhas, o outsourcing assegura a qualidade do serviço de cópias, assim como a padronização das impressões, melhorando a imagem da instituição frente aos alunos, pais e sociedade como um todo.
4 – Demanda e rotina escolar em dia
Como o outsourcing prevê a manutenção preventiva e corretiva, isso impede que o fluxo de trabalho seja interrompido por conta de um equipamento quebrado, garantindo a continuidade da rotina escolar da forma mais ágil possível. É importante lembrar que os serviços de manutenção já estão inclusos no pacote de outsourcing, não onerando as instituições de ensino.
No entanto, para usufruir de todos esses benefícios e realmente agregar valor para a sua instituição de ensino, você precisa contar com um fornecedor de outsourcing especialista na área de educação, como a Copylink. Com mais de 20 anos de mercado, oferecemos um pacote de soluções completo para o gerenciamento de impressão em escolas e faculdades, garantindo praticidade, agilidade e qualidade no serviço!
Para saber mais, fale com a gente! Nossa equipe está sempre pronta para atendê-lo e tirar todas as suas dúvidas.