Na era da conectividade, não é segredo que os dados representam um capital cada vez mais valioso no mercado. Você, inclusive, já deve ter se deparado com a máxima que diz que “os dados são o novo petróleo”, afirmação que vale tanto para esferas pessoais quanto corporativas — e é justamente por isso que a segurança dos documentos, dos contratos e, claro, da informação, é tão importante na rotina das empresas.
O problema é que, por mais que conceitos como segurança corporativa, backup de documentos e gestão de contratos estejam bastante difundidos entre profissionais da área, muitas empresas ainda subestimam os riscos que a negligência com esses cuidados pode acarretar. Com isso, muitas vezes as boas práticas de segurança acabam não saindo do papel por falta de orçamento, de conhecimento ou até mesmo por falta de interesse.
Sua empresa está de olho na segurança dos documentos?
Imagine que, durante uma violação de segurança, dados confidenciais da sua empresa caiam em mãos erradas. Além de prejudicar gravemente a reputação da organização, isso também reduz a confiança na sua capacidade de gerir o negócio e, em situações mais graves, pode até mesmo gerar consequências legais.
E é claro que tudo pode ficar ainda mais complicado se a sua empresa não for capaz de explicar como o vazamento aconteceu, seja por negligência, seja por falta de conhecimento das ações de segurança. É por isso que, neste artigo, convidamos você a repassar uma lista de itens e boas práticas que são fundamentais para garantir uma gestão de documentos segura e eficiente. Vamos lá?
1 – Políticas de segurança bem definidas
Esse item quase dispensa explicações. Se uma empresa deseja blindar seus documentos, é fundamental que ela conte com políticas que, documentadas, detalhem procedimentos e diretrizes para eliminar riscos em potencial ao lidar com informações sensíveis. Assim, fica mais fácil gerenciar os riscos por meio de controles bem definidos, que ainda fornecem referências para auditorias e eventuais ações corretivas.
Se esses protocolos ainda não foram estabelecidos no seu negócio, saiba que organizá-los é o primeiro passo para a implantação de uma série de controles que incluem procedimentos de rotina como verificações de antivírus, atualização de infraestrutura de hardware e software, gestão de soluções para assinatura eletrônica de documentos e toda a criação de uma política que definida regras que ditem o acesso, o controle e a transmissão da informação dentro e fora da empresa.
2 – Arquivos codificados
É verdade que grande parte das empresas que lidam com dados e informações sensíveis costuma fazer o máximo para evitar qualquer possibilidade desses documentos acabarem em mãos erradas, um esforço que, habitualmente, era bastante desafiador nas grandes corporações, já que centenas de funcionários poderiam acessar informações privadas com muita facilidade. Isso, é claro, até a codificação chegar e mudar tudo!
Hoje, uma empresa que se preocupa com a segurança dos documentos deve saber que a codificação é importante para evitar que um arquivo crítico seja interpretado por usuários indevidos e maliciosos. Ou seja, quando o arquivo está criptografado, ainda que ele seja capturado por um usuário com más intenções, não é possível decifrar o conteúdo sem a chave de criptografia.
3 – Processamento de documentos na nuvem
Se, ao invés de investir em tecnologias digitais e em codificação, sua empresa preferir construir uma sala super protegida para armazenar os documentos, contratos e informações, tenha em mente que, ainda assim, seu arquivo não estará livre do risco de incêndios, enchentes, roubos e outras situações que podem comprometer as informações armazenadas.
É justamente no sentido de eliminar essas vulnerabilidades que a tecnologia de armazenamento na nuvem se popularizou nos últimos anos. Uma empresa que utiliza backup online consegue armazenar os dados com mais segurança porque as informações são criptografadas, o que dificulta o acesso de usuários mal intencionados, além de oferecer mais agilidade e praticidade na pesquisa de informações.
4 – Backup automatizado
Por fim, vale lembrar que o processo de backup convencional também é um grande aliado de quem busca a segurança dos documentos corporativos. Essa prática, que consiste em salvar documentos duplicados em locais separados, ajuda a protegê-los de qualquer perda ou extravio. O problema é que, quando executado de forma manual, esse processo costuma tomar uma enorme quantidade de tempo das equipes responsáveis.
Mas a boa notícia é que, além de fundamental na garantia da segurança da informação, essa é uma ação que pode ser realizada automaticamente. Isso porque muitos sistemas de gestão documental impedem a perda de dados transferindo os documentos para pastas de armazenamento de backup, que não são guardadas dentro do banco de dados da organização. Por isso, se a sua empresa ainda adota o processo manual, vale considerar investir em um upgrade: o fluxo de trabalho agradece!
Ah, e se a nossa lista ajudou você a identificar vulnerabilidades na rotina de segurança documental da sua empresa, não se preocupe! Aqui na Copylink, você conta com toda uma gama de soluções originais e seguras desenvolvidas para cuidar da rede interna, da gestão de contratos e da segurança documental do seu negócio.
Esperamos que este artigo tenha ajudado a otimizar suas ideias e que, ao colocar essas ações em prática, fique mais fácil potencializar seu fluxo de trabalho. Se ficou alguma dúvida, fique à vontade para falar conosco. Estamos sempre à disposição!
