A digitalização de documentos tem proporcionado para muitas empresas a possibilidade de otimizar a rotina. A grande quantidade de informações em papéis gera gastos materiais, de armazenamento, dificuldade na busca por documentos e muitos outros problemas.
Com o avanço da tecnologia, a espera por alguma legislação que garantisse que documentos digitalizados tivessem o mesmo valor jurídico dos documentos físicos foi grande. O Decreto Federal nº 10.278/2020 era esperado há mais de 20 anos por muitas pessoas.
Com ele, novas preocupações em relação ao descarte de documentos físicos aparecem. Afinal, como fazer o descarte dos documentos que foram digitalizados da maneira correta?
Confira o artigo que criamos com os principais cuidados sobre o assunto. Boa leitura!
Um olhar para a legislação
Antes de falar mais profundamente sobre como o descarte deve ser feito de maneira correta, vale dar uma conferida no Decreto Federal nº 10.278/2020.
O seu objetivo é desburocratizar os processos de guarda de documentos e ainda reduzir custos, já que uma grande quantidade de arquivos físicos acabam onerando a gestão das empresas. A partir da sua aprovação, a digitalização de arquivos físicos passa a ter validade jurídica, mediante o cumprimento de alguns requisitos.
Sendo alguns deles:
- O documento precisa ser assinado digitalmente e possuir certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), garantindo autenticidade da digitalização e integridade do documento.
- Padrões técnicos mínimos precisam ser seguidos e constam no Anexo I e II do Decreto nº 10.278/2020.
Vale ressaltar também que a responsabilidade legal é do possuidor do arquivo. Isso quer dizer que as empresas ou departamentos públicos são responsáveis pela digitalização, e qualquer problema no processo é responsabilidade deles.
Como fazer o descarte de maneira segura?
Antes de pensar no descarte do documento digitalizado, é preciso ter certeza sobre a sua validade jurídica, caso contrário, haverá impossibilidade do descarte do arquivo físico.
Deve-se também ter atenção quanto ao sistema utilizado para a digitalização e armazenamento dos documentos, pois este deve possuir informações sobre os procedimentos executados, garantindo uma trilha de auditoria do documento com informações detalhadas.
Outro ponto extremamente importante é a legibilidade. Por isso, confirme se os equipamentos usados para digitalizar estão em conformidade com as normas técnicas. Uma delas é o padrão de cores e escalas de cinza dos documentos.
Diferente do que se pensa, a digitalização é muito mais segura que arquivos físicos. Além de estarem protegidos contra acidentes, como enchentes ou incêndios, a legislação vigente prevê confidencialidade, quando aplicável.
O armazenamento dos documentos deve abranger perfis de diversos acessos, de acordo com parâmetros de confidencialidade e abertura de dados. Isto quer dizer que arquivos com conteúdos sigilosos devem ser acessados com permissão.
Porém, mesmo seguindo essas e as demais especificações que constam no Decreto Federal de nº 10.278/2020, alguns documentos não podem ser descartados. Sendo eles:
- de natureza bancária e referentes a operações e/ou transações;
- audiovisuais;
- de identificação de qualquer natureza, como CPF;
- considerados de porte obrigatório;
Além disso, nessa lista entram os documentos de valor histórico, não sendo permitido o descarte sob qualquer hipótese. Para ter certeza se o documento que pretende-se descartar não é de valor histórico, é necessário conhecer o segmento de atividades desenvolvidas.
O plano de retenção documental pode ser consultado no Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), bem como entender as especificidades regulamentares de cada setor, como é o caso de instituições de saúde.
Como evitar transtornos?
Já deu para perceber que os detalhes no momento de descartar documentos digitalizados são muitos. Então, como evitar transtornos?
Mesmo seguindo todas as dicas, a maior delas é: conte como uma empresa especializada para lhe dar todo suporte necessário no momento do descarte, para garantir segurança em todo o processo.
A Copylink, por exemplo, é uma empresa do Grupo Tecnoset que possui mais de 30 anos de mercado. Oferecemos os melhores equipamentos para digitalização do seu legado, suporte diferenciado, mão de obra especializada para a execução do serviço e fácil acesso aos documentos.
Além disso, a nossa solução é sob medida. Isso quer dizer que você tem a possibilidade de personalizar de acordo com a sua necessidade. Tudo em conformidade com a LGPD, para garantir uma gestão mais ágil e também mais segura!
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