O mundo tem acelerado cada vez mais, mas é inegável que nos últimos dois anos a adoção de novas tecnologias se tornou uma corrida necessária e muito veloz. Segundo pesquisa da Global Tech Trends (2021), quase seis em cada dez (58%) dos entrevistados estão planejando investir em tecnologias a fim de tornar seus negócios mais ágeis no pós-pandemia.
Essa mudança de mentalidade foi essencial, inclusive, para que novas tecnologias fossem descobertas. Uma solução que já vinha sendo utilizada é a digitalização, mas que ganhou nova atenção, até mesmo pela legislação. Quer saber mais como a digitalização de legado pode entregar uma rotina mais eficiente e econômica? Leia este artigo que criamos para você!
Digitalização e legislação
Não é de hoje que a digitalização vem sendo discutida. Desde 1995, o assunto já transitava nos corredores políticos, quando em 1996 foi criado o Projeto de Lei do Senado nº 22 para lidar com a questão.
Já em 1997, um grande salto legislativo ocorreu, quando o Projeto de Lei nº 3.173 passou a validar documentos gerados em ambiente virtual. Isto é, estamos falando não somente de arquivos físicos que foram digitalizados, mas os “nativos digitais”.
Posteriormente, outros marcos foram delineando melhor as regras legislativas referentes à digitalização de documentos. Uma delas foi a Medida Provisória 2200-2 de 2001, que instituiu a infraestrutura de chaves públicas de segurança digital do país (ICP-Brasil), e a outra, a Lei nº 12.682 de 2012, que equiparou a validade de documentos físicos e digitais.
Em 2020, outra grande conquista: o Decreto nº 10.278/2020 foi publicado, definindo os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados. Desta forma, os documentos digitalizados que seguirem todas as diretrizes passam a ter o mesmo valor jurídico que os físicos!
Processos mais ágeis e econômicos
E porque esses avanços são tão importantes? Porque a digitalização tem um papel fundamental na transformação digital de empresas e também na gestão pública. Afinal, quem não está acompanhando a tecnologia, tende a perder em produtividade e tempo.
Os quatro maiores problemas enfrentados por empresas que possuem ainda muitos documentos físicos são os gastos excessivos, desperdício de tempo, falta de espaço e impactos ambientais negativos.
Quando sua empresa resolve investir em uma gestão paperless, isto é, com redução de documentos físicos, existe uma redução significativa de custos operacionais. Isso porque trabalhar com documentos digitais se torna mais prático, demandando menos esforço para encontrar as informações necessárias.
O que leva ao benefício da otimização de tempo, uma vez que buscar papéis é uma tarefa que demanda mais tempo, gerando eventuais atrasos em algumas demandas, retrabalho e até mesmo perdas desnecessárias.
Assim, a empresa que investe na digitalização consegue uma melhor performance, com processos menos burocráticos e uma comunicação interna mais eficiente. Quando utilizado um sistema eficaz, a distribuição de informações acontece de maneira mais dinâmica e assertiva. Isso tudo sem precisar verificar pilhas e pilhas de papéis.
Ao final, além de uma dinâmica de trabalho muito mais ágil, a empresa ainda aumenta o espaço físico, uma vez que não será mais necessário possuir grandes armários para documentos ou prateleiras intermináveis de documentos. Isso pode, inclusive, ser uma outra forma de economia, para empresas que alugam espaços apenas para essa finalidade.
Buscando um parceiro
Depois de tudo isso fica difícil não querer investir em uma solução que entregue processos mais ágeis e econômicos, não é mesmo? Mas para isso, é preciso contar com um parceiro sério.
A digitalização de documentos não envolve apenas o ato de digitalizar, é preciso assegurar que todas as diretrizes sejam seguidas e que o documento digitalizado possua validade jurídica. Além disso, o mesmo ocorre quando o assunto é o descarte de documentos físicos.
A Copylink, por exemplo, é uma empresa que está à frente no mercado, sendo expert em digitalização. Com ela, sua empresa conta com uma solução completa, incluindo:
- Gerenciamento de legado;
- Espaço de armazenamento de documentos na nuvem;
- Descarte físico com segurança e transparência;
- Assinatura eletrônica (usada para acessar, compartilhar e aprovar informações em meio digital);
- Assinatura digital (substituto legal da assinatura de próprio punho);
- Extração de dados em documentos com características menos convencionais.
Quer conhecer mais? Converse com um especialista, sem compromisso. A sua equipe pode estar a um passo para uma transformação digital completa!
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