Para
a maioria das empresas, o ponto de partida para implantação do Serviço
de Outsourcing de Impressão, também conhecido por Managed Print
Services (MPS) ou Serviço de Impressão Gerenciada, é a redução de
custos. Na verdade, a racionalização das despesas com impressos
é apenas a ponta do iceberg do Outsourcing.
Os
consultores de venda e os técnicos especializados da Copylink estudam
a realidade de cada cliente e de cada órgão governamental, independentemente
de porte e da área de atuação, e propõe ao CEO, proprietário ou
responsável pela área de TI, a implementação e acompanhamento permanente
de um projeto de Outsourcing que aumenta a produtividade, melhora
os processos, reduz desperdícios, aumenta a segurança da informação,
o que se traduz em vantagens competitivas significativas.
Os
profissionais da Copylink buscam um entendimento profundo dos processos
da entidade privada ou pública e retiram do workflow (fluxo de trabalho)
as tarefas que tomam o tempo dos administradores e da equipe, permitindo
que eles se concentrem e foquem os atividades mais importantes,
ligadas diretamente à estratégia e aos resultados pretendidos pela
organização. Dados revelam que os gastos com impressos nos empreendimentos
podem consumir até 3% do faturamento bruto disponível e que o Outsourcing
eficiente proporciona uma redução de 10 a 30% dessas despesas, mas
os ganhos decorrentes do programa em termos de gestão são muito
mais significativos e palpáveis.
A
Copylink, é representante de marcas reconhecidas e que ocupam a
liderança mundial na área de imagem e impressão, como Canon, HP,
Konica Minolta e Oki Data. Dessa forma, mantém-se sempre atualizada
com o que existe de mais moderno no mercado e tem o diferencial
de repassar as mais avançadas soluções para os clientes.
É
senso comum que em grande parcela das empresas não existe um mapeamento
efetivo das necessidades na área de impressão, envio e gestão de
documentos, organização e arquivamento das informações. Também é
claro que no ambiente corporativo dados precisos e documentos são
fundamentais para a viabilidade da atividade econômica e que podem
contribuir para o fracasso ou para o sucesso do negócio. Normalmente
quando a organização tem um parceiro na área de TI, a atuação se
limita a locação de equipamentos ou venda de suprimentos, como tonners
e papel.
A implementação do Outsourcing pela Copylink decreta o fim do amadorismo,
da falta de controle e do improviso. O planejamento e a melhoria
dos processos estão presentes desde o primeiro momento. As soluções
técnicas garantem produtividade em todo o fluxo de trabalho. As
informações e os documentos estão disponíveis em tempo real, o que
facilita e otimiza a rotina de todos os profissionais da organização,
com ganhos em escala e benefícios para a tomada de decisões administrativas
e mercadológicas.
As
informações são ativos importantes de uma companhia e ficam vulneráveis
quando muitas pessoas têm acesso a documentos estratégicos. Mesmo
em empresas que investem em Segurança da Informação, a prioridade
é evitar acessos não autorizados externos. Os acessos não autorizados
internos acabam ficando em segundo plano. O rastreamento e a identificação
de quem imprimiu e vazou um documento é quase impossível. Os prejuízos
vão desde uma simples leitura não autorizada, replicação, distribuição
indevida, até a venda para um concorrente e divulgação pública.
O Outsourcing da Copylink aumenta exponencialmente a Segurança da
Informação no âmbito interno. As soluções de impressão garantem
que somente após a autenticação do usuário, ele terá acesso ao papel
ou documento e terá que se dirigir pessoalmente à impressora para
pegar o material. Além do controle de acesso, existem práticas como
controle do tempo na fila de impressão e marcas de identificação
do usuário que são altamente eficientes. Por exemplo: existe um
recurso que digitaliza o documento em tempo real, no momento da
impressão, e envia uma cópia para um email determinado. Como o material
contém uma “assinatura secreta”, torna-se muito simples confirmar
a identidade de quem se apropriou da informação e providenciar a
punição do delito.
O
programa da Copylink inclui muitas outras medidas que minimizam
riscos e contribuem para o fortalecimento da Política de Gestão
da Segurança da Informação e da preservação do patrimônio dos clientes.
Os
recursos de impressão e de gestão de documentos precisam estar disponíveis
para todos os setores da empresa, no exato momento em que são necessários
e de acordo com as prioridades de cada negócio. Para atingir esse
objetivo, os profissionais da Copylink procuram conhecer profundamente
a realidade de cada organização e trabalhar de forma sinérgica com
a área de TI ou com gestor do empreendimento.
Com essa prática, é possível estabelecer quais são as tecnologias
e equipamentos mais adequados, que tipo de backup é necessário,
definir os gerenciadores de fila de impressão e as diferentes camadas
de atendimento que precisam ser implantadas. A Copylink trabalha
em parceria com os clientes, identifica, trata e resolve os problemas
do parque gráfico com tecnologia de ponta e sensibilidade mercadológica.
Mobilidade
e Flexibilidade: |
Estar
ou não estar conectado é um dilema do mundo moderno. As empresas
também passam por uma situação semelhante. Os funcionários têm smartphones,
tablets e notebooks. A área de TI tem um poderoso mainframe ou uma
boa rede de computadores. Tudo precisa acontecer em tempo real para
acompanhar a velocidade do mundo moderno. O problema que precisa
ser resolvido é extrair as informações dos diferentes gadgets e
colocá-las à disposição dos administradores. A situação fica ainda
mais difícil quando se leva em conta os tipos de documentos que
precisam ser impressos: a área de contabilidade precisa de um relatório
básico, o setor de marketing deseja uma mala direta elaborada ou
um banner de grande formato e a área de vendas precisa de um belo
folheto.
Ao
solicitar a visita de um consultor da Copylink, antes de apresentar
uma proposta, o técnico irá mapear e compreender toda a rotina do
cliente, o que permite a elaboração de soluções flexíveis de impressão
e de gestão de documentos, a integração total dos diferentes equipamentos
à rede existente, gera máxima eficiência e otimização de recursos.
O processo é totalmente customizado e pré-formatado: a impressão
dos arquivos é realizada exatamente de acordo com as especificações
de cada setor da empresa. O único requisito é a autenticação do
usuário.
Em síntese, a Copylink disponibiliza as mais inovadoras tecnologias
para facilitar os processos e a administração das organizações.
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